SRM360 - 01

SRM360 – 01

COMO UM PORTAL DE PROCUREMENT PODE TRANSFORMAR OS RESULTADOS E O COMPLIANCE DA ÁREA DE COMPRAS

Alguns requisitos básicos como o cuidado para não deixar faltar nenhum item, ter um contrato de serviço fechado no prazo, estar convicto de ter escolhido um fornecedor confiável, continuam sendo as principais entregas esperadas da área de suprimentos das empresas. A grande questão é que atender o básico não cria vantagens competitivas para as empresas nem diferencia os profissionais da área de suprimentos, especialmente quando os concorrentes executam os mesmos processos com a mesma ou maior qualidade e disciplina. Atender, ainda que muito bem, aos requisitos e serviços considerados “commodities” do segmento, não são suficientes para a área de compras ajudar a gerar resultados diferenciados para uma companhia.

Qual seria o desafio?

A maioria das empresas ainda opera com sistemas tradicionais de compras, sem uma plataforma estruturada ou portal de procurement, com metodologias, prazos de atendimento e atividades mal definidos. Esse ambiente gera grande pressão sobre a área de suprimentos, que fica obrigada, na maioria das vezes,  a  atender uma demanda  desordenada ou não planejada e com processamento de compras quase sempre emergenciais ou com prazos insuficientes, que dificultam  qualidade  de sourcing (busca de fornecedores ou materiais ou serviços alternativos)  e a estruturação de processos de procurement com ciclos de negociação e contraofertas (seja via RFQ – request for quotation ou Reverse Aucion – leilão de compras). O impacto  de frequentes processos de  compras emergenciais   que precisam ser atendidos rapidamente, com preparação e gestão pouco estruturadas,  sem apoio de metodologias e tecnologias de automação e virtualização de procedimentos, geram  um ambiente de baixa rastreabilidade de comunicações, análises e decisões, comprometendo exigências elementares de compliance e a qualidade das negociações.

Como obter melhores resultados?

É necessário garantir o cumprimento de prazos e a conformidade de suprimentos e serviços adquiridos, mas para alcançar outro nível de serviço, a área de compras precisa ter metodologias e soluções que viabilizem uma atuação que possa agregar produtividade, flexibilidade, com economicidade e total rastreabilidade de processos, para atender padrões elevados de compliance.

A análise dos casos de empresas que passaram a utilizar portais de procurement integrados com seus sistemas de gestão (ERP), aponta para mudanças relevantes no ambiente operacional. Quando uma empresa substitui métodos tradicionais e manuais de compra pela adoção de plataformas de procurement e sourcing, tem sido comum ocorrer uma inversão da alocação do tempo da equipe de 80% para 20%, para a realização de atividades de preparação, organização, comunicação, coleta, consolidação e análises de processos, que passam a ser automatizadas, simplificadas e submetidas a padrões corporativos e de governança rastreáveis. Esse grande ganho de produtividade (da ordem de 4x), permite que profissionais de compras tenham mais tempo para utilizarem sua experiência e conhecimento para efetivamente desenvolverem e negociarem com fornecedores na busca das melhores oportunidades de negócio.  As empresas que passam a fazerem suas negociações a partir de um portal de procurement integrado com seus ERP, têm conseguido reduzir em cerca de 50% o tempo de atendimento de requisições, com uma economia média em torno de 10%, executando processos de negociação com total rastreabilidade e seguindo procedimentos padronizados, que asseguram níveis elevados de compliance exigidos de empresas pelo mercado, investidores e auditorias. Além dos ganhos já apontados, a área de suprimentos passa a poder automatizar o controle de indicadores de desempenho, como o SLA interno dos prazos de atendimento estabelecidos para diferentes categorias de materiais e serviços – por tipos de processo e unidades de compra, bem como de indicadores de desempenho de fornecedores.

Autor: Gérson Mauricio Schmitt   https://www.linkedin.com/in/gersonschmitt/

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