A agilidade é algo de muito valor para qualquer empresa quando falamos em departamento de compras. Nesse sentido, garantir que o tempo entre a criação da requisição e o atendimento dos requisitantes seja o menor possível é uma meta que está sempre em foco. Esse intervalo de tempo é o conhecido lead time de compras, muito útil para calcular o inventário de estoque de segurança e determinar o ponto de reabastecimento ideal.

A partir da redução do lead time de compras da empresa, é possível alcançar muitos benefícios, como:

  • Diminuição de custos decorrentes da espera;
  • Simplificação de operações;
  • Aumento de produtividade;
  • Agilidade na reposição de estoque;
  • Redução de perdas de vendas e de clientes;
  • Produção mais ágil e eficiente;
  • Aumento da competitividade da empresa;
  • Aumento do fluxo de caixa.

Portanto, trata-se de uma métrica importante e que deve ser acompanhada para um melhor andamento de todos os processos da empresa, não apenas relacionados ao departamento de compras.

Confira neste artigo algumas estratégias eficazes para reduzir o lead time de compras na sua empresa.

Como reduzir o lead time de compras?

1. Fazer uma escolha minuciosa dos fornecedores

A escolha de bons fornecedores faz toda a diferença para que a empresa consiga reduzir o lead time de compras. Para essa seleção, considere os seguintes detalhes:

  • Reputação no mercado;
  • Disponibilidade logística para entrega;
  • Localização geográfica e distância até a empresa;
  • Qualidade do produto fornecido.

Além de estudar todos esses requisitos, é essencial manter relacionamento com mais de um fornecedor de cada item para ter como opção. Isso facilita em caso de impossibilidade do fornecimento por parte da escolha principal.

2. Conhecer o processo de envio do fornecedor para a sua empresa

Cada fornecedor tem um processo de envio diferente e, para garantir que o lead time de compras seja o menor possível, é fundamental entender esse processo e adequar as atividades da empresa ao ritmo do fornecedor.

Por exemplo, no caso de fornecedores que enviam cargas por meio de transportadora, a empresa precisa aguardar determinado volume ser alcançado para conseguir que o envio seja realizado.

Sabendo isso, programe seu pedido para os períodos em que a transportadora costuma formar esse volume. Assim, você evita que a sua compra fique aguardando o fechamento do volume. 

3. Otimizar a comunicação com os envolvidos

A qualidade na comunicação, sem dúvidas, é um fato que merece atenção para assegurar a redução do lead time de compras. Isso porque, por meio de uma boa comunicação, a empresa consegue que todos os  envolvidos no processo de compras entendam e trabalhem pelo mesmo objetivo.

Sendo assim, a comunicação do departamento de compras deve ser clara quanto ao tempo necessário para a realização de cada atividade envolvida. Então, com base nesses dados, deve ser feito o planejamento, incluindo todas as fases da compra. 

Depois disso, qualquer alteração precisa passar novamente pelos envolvidos. Dessa forma, fica mais fácil garantir o cumprimento de prazos e, consequentemente, a redução do lead time de compras.

4. Criar contratos/acordos de fornecimento/LPU e catálogos

Também é importante criar contratos/acordos de fornecimento/LPU e catálogos. Assim, itens que apresentam requisições recorrentes (que não são demandas SPOT) podem ser atendidos rapidamente e sem envolvimento do departamento de compras, uma vez que ele já fez a negociação e a disponibilizou para os requisitantes.

5. Investir em uma plataforma de SRM integrada

A tecnologia é uma grande aliada do departamento de compras, sendo responsável por automatizar e controlar os processos, reduzir o tempo gasto nas atividades – e com segurança e compliance – e até mesmo eliminar algumas atividades desnecessárias.

Contar com uma plataforma de SRM (Supplier Relationship Management) integrada é uma maneira eficiente de controlar todas as etapas relacionadas ao departamento de compras, além de manter bons fornecedores e o bom relacionamento com eles. 

A solução tem o papel de virtualizar, customizar e padronizar processos de negociação e relacionamentos personalizados com a cadeia de valor. Para isso, precisa contar com módulos e funcionalidades para organizar, gerenciar, facilitar e registrar as relações e os processos de colaboração entre o departamento de compras e os fornecedores.

Dessa forma, ao usar uma plataforma de SRM é possível fazer o envio dos pedidos para o fornecedor (em que ele precisa aceitar ou recusar o pedido), além da parametrização de follow up, que é muito importante para enviar as comunicações e alertar para o fornecedor referente à programação de entrega. Outra possibilidade é gestão bilateral de entregas, onde pode-se reprogramar as datas e as quantidades de entregas, tornando-as mais flexíveis – já que os fornecedores podem não possuir estoque para atender 100% da demanda na data esperada inicialmente. Assim, ele pode atender parcialmente, não deixando a empresa totalmente desabastecida.

Uma boa plataforma de negociação proporciona ainda significativos ganhos operacionais no processo de compras. Deixando de realizar atividades manualmente e passando a realizá-las com a plataforma, há uma potencial redução operacional de mais de 50% das atividades do time de compras. Dessa forma, o tempo dos compradores é disponibilizado para realizarem atividades estratégicas, como desenvolvimento de novos fornecedores e negociações complexas.

Confira as principais atividades do departamento de compras que podem ser realizadas pela plataforma de SRM, gerando redução do lead time:

  • Receber requisições de compra
  • Analisar requisições de compra
  • Distribuir requisições de compra
  • Agrupar requisições
  • Iniciar processo de concorrência
  • Criar regras da cotação
  • Definir fornecedores do processo
  • Realizar a homologação dos fornecedores do processo
  • Publicar cotação
  • Realizar acompanhamento dos fornecedores
  • Receber propostas dos fornecedores e prepara equalização
  • Realizar a equalização financeira 
  • Realizar rodadas de negociação
  • Definir shortlist
  • Definir vencedor(es) do(s) processo(s)
  • Gerar o pedido de compra
  • Gestão do pedido
  • Gestão das entregas
  • Fornecedor informações sobre os pagamentos do fornecedor
  • Gestão de Nfe e NFSe e conciliação com pedido

Por meio do controle proporcionado pela plataforma de SRM e da otimização do tempo do setor, é possível alcançar um lead time de compras cada vez menor. A plataforma de SRM traz algumas possibilidades ao reduzir algumas etapas do req2pay. Ou seja, é possível “pular” etapas, como autorização, negociação, aprovação e pedido. 

Com o objetivo de facilitar esses resultados, há ferramentas muito completas no mercado. O SRM 360º, por exemplo, é a plataforma da Paradigma que possui as soluções, os serviços e as informações que toda empresa precisa para atender às diversas formas de negociação, relacionamento e comunicação entre hubs compradores e suas cadeias de suprimentos e prestadores de serviços. Tudo isso em um ambiente de fácil acesso e disponível 24 horas x 365 dias do ano.

Quer saber mais sobre o SRM 360º e como ele pode ser útil na redução do lead time de compras da sua empresa? Confira o nosso blog.