O mapeamento de processos é uma prática indicada para entender como são dados cada um dos passos no setor de compras, desde a primeira atividade até a finalização. Esse mapeamento é muito importante porque é por meio dele que a empresa é capaz de identificar falhas e, posteriormente, encontrar a melhor maneira de corrigi-las, tornando o andamento das atividades muito mais eficiente.
No entanto, muitas empresas subestimam a importância desse mapeamento simplesmente por não conhecerem o quanto ele é capaz de otimizar o setor de compras, inclusive impactando positivamente o negócio como um todo.
Para se ter uma ideia, há uma escala de evolução da maturidade de processos. Geralmente, as empresas que ainda não entenderam a importância de mapear e otimizar os processos do setor de compras têm resolvidas apenas a organização da área (atividades, estrutura e equipe) e a revisão e otimização de processos (procedimentos, fluxos e KPIs), estando ainda no nível de compras tradicionais.
Mas, ao implementarem uma solução de mapeamento e otimização, essas empresas conseguem apoiar a operação da área e vencer a barreira do nível de compras tradicionais, partindo para uma área de compras eletrônicas, com digitalização de processos, inteligência virtual e inteligência artificial.
Trouxemos neste artigo 3 razões para você considerar a realização do mapeamento dos processos do setor de compras da sua empresa.
3 motivos para mapear e otimizar os processos do setor de compras
1. É importante entender os processos antes de automatizá-los
É comum vermos empresas que, ao enxergarem a necessidade de automatizar os processos do setor de compras, partem direto para a aquisição de uma plataforma de automação. No entanto, boas práticas indicam que é preciso seguir uma ordem de etapas que antecedem a automação.
O recomendado é:
- Primeiro, mapear todos os processos;
- Depois, otimizar esses processos, uma vez que já terão sidos identificados os gargalos;
- Só então, seguir para a automação, considerando todas as funcionalidades que essa plataforma deverá oferecer para garantir processos eficazes para o setor de compras.
2. O mapeamento dos processos do setor de compras traz benefícios para todos os setores
Todos os dias, sua empresa realiza pelo menos um processo referente ao setor de compras, seja emitir solicitações de itens necessários, avaliar orçamentos dos fornecedores, entre outras atividades. Mas você já parou para observar se existe alguma falha nesses processos que pode impactar toda a empresa?
Esse é um dos objetivos do mapeamento de processos. Com ele, é possível compreender como cada uma das atividades é realizada e determinar uma sequência lógica para a execução de todas elas. Isso inclui realizar reparos nos processos e padronizá-los, evitando que uma falha que seja aparentemente simples gere efeitos negativos em processos até mesmo externos ao setor de compras.
Dessa forma, a empresa de maneira geral sai ganhando, pois, é possível, por exemplo, eliminar problemas que estejam gerando prejuízo para o negócio ou ainda alterar processos para atender a uma estratégia que traga melhores resultados.
Imagine poder reduzir custos nas compras, melhorando a competitividade de mercado, e diminuir o tempo de reabastecimento de insumos, agilizando as entregas e aumentando o market share. Todos esses benefícios são possíveis a partir de um bom mapeamento dos processos do setor de compras.
3. Uma plataforma de automação fica subutilizada sem mapeamento
Se a sua empresa já implementou uma plataforma de automação sem ter realizado o mapeamento de processos, você provavelmente já deve ter notado algumas funcionalidades que não são usadas ou mesmo que alguns processos continuam não dando certo. Ou seja, é um investimento que a empresa faz que obviamente não vai trazer o resultado esperado por não ter sido feito o mapeamento anteriormente.
É preciso entender que apenas uma plataforma de automação não resolve os problemas do setor de compras. Na verdade, o que acaba acontecendo é que ela fica subutilizada quando a empresa deixa de mapear os processos. Só com o mapeamento é possível otimizar os fluxos internos e realmente aproveitar o potencial da plataforma de automação.
Como mapear e otimizar os processos do setor de compras?
O mapeamento de processos As Is/To Be é uma ferramenta de gestão que auxilia na descrição e na melhoria dos processos internos da organização. Ele é dedicado à exploração do negócio da empresa através de metodologias e práticas utilizadas nas atividades do dia a dia.
Passo 1
Identifique um objetivo claro para iniciar o planejamento. Por qual motivo a sua empresa precisa monitorar o setor de compras? Para reduzir custos, torná-lo mais produtivo, aumentar a qualidade dos produtos? A resposta para essas perguntas é o que vai conduzir o seu fluxograma.
Passo 2
Desenhe os processos como eles são hoje. É importante lembrar que esse primeiro desenho é dos processos atuais e não de como a empresa gostaria que eles fossem.
Passo 3
Analise os problemas. Essa é a hora de identificar as falhas dos processos atuais. Quais são os pontos que impedem a empresa de alcançar esse objetivo listado no primeiro passo? A partir dessa análise, liste todas as alterações necessárias.
Passo 4
Construa um fluxograma ideal para o setor de compras, considerando que agora uma plataforma de SRM será implementada, automatizando todo o processo. Pense em como gostaria que os processos fossem tratados com o apoio da plataforma.
Passo 5
Implante, monitore, melhore. A partir do mapeamento construído e a visão de quais seriam os processos ideais para o setor de compras, é hora de implantar as melhorias, observá-las e aprimorá-las o quanto possível com plataformas específicas para compras e automação.
Assim, fica mais fácil garantir melhoria contínua do setor de compras. Quer saber mais sobre como otimizar essa área? Continue acompanhando nossos conteúdos no blog da Paradigma.